W spisie wierzytelności mam niższą kwotę niż na fakturach. Co robiliście?

Ja bym najpierw porównała, co dokładnie siedzi pod tą pozycją w spisie. W jednej naszej sprawie też wyglądało, że kwota jest zaniżona, a potem wyszło, że w spisie była sama należność główna, a odsetki szły jakby obok. Do tego jedna korekta była podpięta pod inny numer dokumentu i przez chwilę nikt u nas nie mógł tego złapać. Jak masz księgową, poproś ją raczej o krótkie saldo na dzień otwarcia postępowania i osobno notę, niż o wielkie pismo. Do nadzorcy można napisać normalnie, że według Waszych dokumentów wychodzi inna kwota i prosisz o sprawdzenie. Telefon czasem pomaga, ale ja bym i tak zostawiła po tym ślad na piśmie. Bez nerwów, po prostu konkretne kwoty.

A brakuje całej faktury czy tylko części kwoty? Pytam, bo przy odsetkach albo VAT to czasem ludzie różnie to opisują.

Dwie faktury są wpisane tak, jak mam u siebie. Trzecia wygląda, jakby wzięli tylko część, mniej więcej 60 procent. No i nie widzę noty odsetkowej na 870 zł, chociaż była w tym samym pliku co zestawienie. Dlatego właśnie nie wiem, czy oni to rozdzielili, czy ta nota im zwyczajnie umknęła.

To ja bym jeszcze zerknął, czy ta trzecia faktura nie miała po drodze korekty albo jakiegoś potrącenia, nawet drobnego. U mnie różnica była właśnie mniej więcej taka dziwna, nie pełna faktura, tylko kawałek, i okazało się, że dłużnik miał u siebie korektę, której my nie mieliśmy zaksięgowanej w tym samym okresie. Nadzorca na początku chyba przepisał saldo od nich, a dopiero po naszym zestawieniu opis pozycji został poprawiony. Z odsetkami też był bałagan, bo nie widziałem ich w tej samej linijce. Człowiek patrzy i ma wrażenie, że pieniądze zniknęły, a czasem one są po prostu źle opisane. Ja wtedy wysłałem saldo i krótkie wyjaśnienie, czego nie widzę. Dopiero gdyby to zostało bez odzewu, szedłbym ostrzej.

U mnie przy podobnej różnicy nie robiłem od razu wielkiej sprawy. Wysłałem załącznik z krótką tabelką i w treści napisałem, że proszę o sprawdzenie tej jednej pozycji w spisie. Dałem numery faktur, daty i kwoty, bez całej historii współpracy z dłużnikiem. Potem przynajmniej miałem ślad, że temat poszedł, a nie tylko rozmowę przez telefon. Odpowiedź była późno, ale nikt mi później nie mówił, że nie wiadomo, o co chodzi.

U nas też jedna kwota wyglądała jak urwana, a potem wyszło, że ktoś źle przepisał zestawienie. Nie panikowałabym, ale też nie odkładałabym tego na później.

Ja miałam pominięte odsetki i nie pisałam tego jako żadnego zażalenia, tylko zwykłe zestawienie. W treści dałam, że według naszych ksiąg saldo jest inne i proszę o sprawdzenie, czy nota została uwzględniona. Dołączyłam faktury, notę i wydruk salda z programu. Przeszło to dość spokojnie, tylko odpowiedź na początku była taka ogólna, bez wyjaśnienia co poprawią.

Ela, a po tym zestawieniu dostałaś jakieś konkretne wyjaśnienie, czy tylko potwierdzenie, że przyjęli pismo?

Na początku tylko potwierdzenie, nic mądrego. Poprawioną kwotę zobaczyłam dopiero później w kolejnej wersji spisu, więc do tego czasu miałam to zapisane u siebie osobno i pilnowałam.

Ja najpierw zadzwoniłem, bardziej żeby sprawdzić, czy ktoś w ogóle kojarzy moją pozycję. Przez telefon dowiedziałem się tylko tyle, że w opisie brakuje jednego załącznika, ale sprawy to nie zamknęło. Po rozmowie wysłałem maila z numerami faktur i napisałem, że nawiązuję do telefonu. Dla mnie telefon był dobry na rozeznanie, nie jako załatwienie tematu.

Sprawdź jeszcze numery dokumentów po korektach, bo na tym się ludzie często wykładają. U siebie w księgowości widzisz fakturę, korektę i notę, a po stronie dłużnika ktoś mógł to pokazać jako jedno saldo po korekcie. Wtedy kwota w spisie wygląda jak zaniżona, ale najpierw trzeba złapać, gdzie powstała różnica. Miałam też przypadek, że potwierdzenie salda było na inną datę niż zgłoszenie, więc odsetki nie wyszły tak samo. Nie twierdzę, że u Ciebie tak jest, tylko przy takich kwotach szkoda pisać ogólnie, że brakuje 4 tysięcy. Lepiej wysłać tabelkę, nawet prostą, bo wtedy druga strona ma się do czego odnieść.

Telefon okej, ale ja bym się na samym telefonie nie opierała. Przy kwotach ktoś powie, że sprawdzi, a potem nie wiadomo, co dokładnie sprawdził i na jakich dokumentach. Telefonem można ustalić, do kogo pisać albo jak nazwać załącznik. Samą rozbieżność zostawiłabym jednak na piśmie, choćby w dwóch krótkich akapitach.

U mnie potwierdzenie przyjęcia też nie oznaczało, że coś od razu poprawili. Przez jakiś czas dalej wisiała stara kwota, więc nie brałbym tego jako zamknięcia tematu.

Ja bym tylko nie zaspał z terminem, jeśli jakiś termin Ci tam biegnie. Nie chodzi o straszenie, po prostu wyjaśnianie mailowe potrafi człowieka uśpić. Miałem sytuację, gdzie korespondencja była bardzo miła, wszyscy pisali, że sprawdzą, a potem i tak patrzyli na to, co było formalnie w aktach. Dlatego krótkie pismo z załącznikiem plus pilnowanie kalendarza brzmi rozsądniej niż samo czekanie na telefon.

U mnie różnica była mniejsza, coś koło tysiąca, i najpierw chciałam odpuścić, bo już miałam dosyć tej papierologii. Dobrze, że jednak sprawdziłam, bo część wyszła z dat naliczania odsetek, ale część była zwykłą pomyłką w zestawieniu. Nie robiłam awantury, tylko wysłałam swoje wyliczenie i krótko napisałam, skąd mam kwotę. Przy kilku tysiącach tym bardziej bym tego nie zostawiła. Tylko spokojnie, bo po drugiej stronie często mają mnóstwo takich pozycji i długie pretensje niewiele dają. Konkretne liczby robią większą robotę.