Sprzedałem fakturę, a dłużnik w restrukturyzacji dalej pisze do mnie. Co robiliście?

U nas było podobnie, tylko faktura była już zdjęta z rozrachunków po cesji. Nie potwierdzałam salda kwotowo, bo to już nie była nasza należność i bałam się, że potem ktoś to wklei jako nasze aktualne stanowisko. Odpisałam krótko, że wierzytelność została przeniesiona i dalsza korespondencja powinna iść do nabywcy. Bez odsetek, bez liczenia czegokolwiek od nowa. Dałam tę osobę w kopii, żeby nie było zabawy w przekazywanie wiadomości. Potem był jeszcze jeden telefon, ale powiedziałam tylko, że wszystko jest w mailu.

A oni na pewno dostali zawiadomienie o cesji, nie tylko nabywca je wysłał? U mnie cały bałagan wyszedł właśnie na tym potwierdzeniu.

Zawiadomienie poszło poleconym i mam skan potwierdzenia z maja. Co więcej, oni wtedy odpisali już do nabywcy, więc raczej wiedzieli, że faktura nie jest u mnie. Teraz mam wrażenie, że ktoś inny w ich firmie ruszył temat od początku i puścił zapytania po starych adresach. Najbardziej mnie gryzie to potwierdzenie salda, bo nie chcę potwierdzać czegoś, czego już nie prowadzę.

To ja bym nie wchodził już w saldo. Miałem prawie to samo, ktoś po stronie dłużnika wyciągnął stary mail z faktury i poszło zapytanie do mnie. Odpisałem jednym zdaniem, że wierzytelność jest po cesji i nie prowadzę korespondencji merytorycznej, a nabywcę dałem w kopii. Kwoty nawet nie przepisywałem z faktury, bo później takie rzeczy dziwnie żyją własnym życiem.

U mnie po cesji też jeszcze chwilę pisali do mnie, bo mieli w systemie stary kontakt z zamówienia. Za pierwszym razem odpisałem normalnie, że temat przejęła inna firma i podałem kontakt. Za drugim razem już tylko przekierowałem wiadomość dalej, bez tłumaczenia od nowa. Dopiero jak w tytule maila dopisałem numer faktury i nazwę nowego wierzyciela, to przestali mieszać.

A nadzorcę też dawaliście w kopii, czy tylko dłużnika i nabywcę faktury? Mam podobny temat i nie wiem, czy nie narobię dodatkowego zamieszania.

U mnie nadzorca odezwał się sam, bo chyba dostał dwie różne informacje i chciał ustalić, kto jest aktualnym wierzycielem. Nie prosili mnie o ponowne zgłoszenie faktury ani o rozpisywanie płatności od początku. Chcieli tylko dokument cesji i krótką informację, od kiedy nie jestem już stroną do tej należności. Wysłałam skan umowy, ale bez rzeczy niezwiązanych z tą fakturą. Potem korespondencja poszła już do nabywcy. Ja bym uważała z równoległym pisaniem o kwotach, bo później robi się bałagan i w aktach, i w księgowości.

Ja bym tu rozdzieliła dwie rzeczy, bo w praktyce one się ludziom w firmach zlewają. Stara faktura sprzedana w cesji to jedno. Nowe zamówienia albo dalsza współpraca z tym samym dłużnikiem to drugie. Przy tej starej fakturze nie prowadziłabym już rozmowy o saldzie, bo u ciebie ta należność powinna być zamknięta dokumentami cesji. Przy nowych dostawach możesz mieć osobną decyzję, czy sprzedajesz dalej i na jakich warunkach. Najgorzej, jak ktoś po stronie dłużnika wrzuca wszystko do jednego maila i prosi ogólnie o potwierdzenie. Wtedy łatwo odpisać za szeroko.

No właśnie, a jak oni w jednym mailu pytają o starą fakturę i od razu, czy dalej coś im sprzedamy? Pisaliście dwa osobne maile?

Ja rozdzielałam, czasem nawet w jednym mailu, ale wyraźnie osobnymi zdaniami. Stara faktura: po cesji właściwy jest nabywca i nie potwierdzam salda. Bieżąca współpraca: osobny temat, bez mieszania tego z układem i bez obiecywania dostaw przy okazji. Takie jedno długie zdanie o wszystkim naraz potem każdy czyta po swojemu.

Telefonicznie bym tego nie ciągnął. U mnie dopiero mail z kopią do właściwej osoby zatrzymał te powracające pytania.

Zwróciłbym jeszcze uwagę na tytuł wiadomości. Nie ogólne saldo spółki, tylko numer faktury, data cesji i krótko, że dalsza korespondencja idzie do nabywcy. U nas to ograniczyło odsyłanie maili między działami, bo od razu było wiadomo, czego dotyczy temat. I trzymałbym całą nitkę, nawet jeśli ktoś potem zadzwoni, bo po miesiącu już nikt nie pamięta, kto był w kopii.

Ja bym raz odpisał jasno i koniec. Jak wrócą z tym samym, to już tylko przekierowanie do nabywcy, bez nowego tłumaczenia.

Nie robiłbym z tego od razu osobnej batalii w KRZ, jeśli to tylko mail od dłużnika. Bardziej pilnowałbym, żeby nie mieszać adresatów i mieć jedną czytelną nitkę korespondencji.