Nadzorca chce potwierdzenia dostawy, a ja mam tylko maile. Co dosyłaliście?

A w tych mailach masz napisane wprost, że odebrali konkretną ilość, czy to są tylko ustalenia sprzed wysyłki? U mnie ważny był właśnie mail już po dostawie, z datą i nazwiskiem osoby z magazynu. Same wcześniejsze ustalenia nadzorca potraktował raczej jako tło.

Jest mail po dostawie, że przyjęli całość z zamówienia. Pisze to ktoś z ich magazynu, z firmowego adresu, i jest numer naszego zamówienia. Ilość zgadza się z fakturą. Tylko nie ma podpisanego WZ ani żadnego skanu odbioru, takiego klasycznego papieru brak.

Jak masz mail już po dostawie, to moim zdaniem jest to coś innego niż same ustalenia przed wysyłką. U mnie też brakowało podpisanego odbioru. Miałem za to maila od kierownika produkcji, że towar stoi u nich i że jedna paleta dojechała później. Dołączyłem fakturę, potwierdzenie przewoźnika i krótko napisałem, że nie mam podpisanego WZ, ale odbiór wynika z korespondencji. Nikt mi nie napisał, że to na pewno wystarczy, po prostu po tym nie było już kolejnego pytania o dostawę. Ja bym nie udawał, że masz dokument, którego nie masz. Lepiej jasno pokazać, z czego wynika dostawa i kto po ich stronie ją potwierdził.

Ja dosyłałam fakturę, WZ, potwierdzenie nadania i dwa maile o terminie dostawy. Też nie miałam kompletu idealnego, więc dopisałam po prostu, że to wszystko dotyczy jednej faktury i w jakiej kolejności powstało. Później i tak poprosili mnie jeszcze o potwierdzenie salda, więc jedna odpowiedź nie zamknęła sprawy. Ale przynajmniej nie było wrażenia, że wrzuciłam losowe załączniki.

Ja bym tego nie wrzucał jako paczki przypadkowych skanów. Lepiej po numerze faktury: faktura, potwierdzenie nadania, potem maile od ustalenia dostawy do potwierdzenia przyjęcia. U mnie taki porządek w plikach naprawdę zmniejszył późniejsze dopytywanie. Nie musieli zgadywać, który mail jest do czego.

Miałem podobny numer przy częściach maszynowych. WZ był wystawiony, ale bez podpisu, bo kierowca zostawił towar na bramie, a magazyn potem odpisywał już tylko mailowo. Dosłałem list przewozowy, śledzenie przesyłki i całą nitkę maili. Było tam najpierw poganianie o szybką dostawę, a potem reklamacja, że brakuje jednej sztuki w paczce. I właśnie ta reklamacja dużo mówiła, bo skoro brakowała jedna sztuka, to reszta musiała być u nich. Opisałem to zwykłymi zdaniami, nie robiłem wielkiego pisma. Nadzorca mi tego specjalnie nie komentował, ale później kwota była ujęta w spisie. Nie wiem, czy u każdego przejdzie, ale mail po dostawie bywa mocniejszy, niż się wydaje.

Czyli ten Twój WZ w ogóle nie miał podpisu dłużnika? Mam podobny papier i nie wiem, czy go załączać, czy tylko narobi bałaganu.

Nie miał podpisu. Załączyłem go, ale bardziej jako pokazanie, co wyszło z naszego magazynu, a nie jako główny dowód odbioru. Sens zrobił się dopiero przy liście przewozowym i tym mailu o brakującej sztuce. Sam niepodpisany WZ pewnie wyglądałby biednie.

Ja bym tylko nie zakładała, że same maile załatwią sprawę. U mnie był firmowy mail po dostawie, a nadzorca i tak poprosił o coś od przewoźnika, bo w treści nie było nazwiska osoby odbierającej. Dopiero numer przesyłki plus drugi mail z magazynu trochę to domknęły. Wysłałabym więc wszystko, co pokazuje drogę towaru, ale bez tonu, że temat jest oczywisty.

Przy takich brakach dopisywałam krótką chronologię, ale naprawdę krótką. Kiedy zamówienie, kiedy wysyłka, który mail potwierdza odbiór i do jakiej faktury to jest. Jak człowiek zaczyna pisać elaborat, to potem ginie najważniejsze. U mnie lepiej działało zdanie typu: w załączniku numer trzy jest mail po dostawie.

Zerknij jeszcze na numery zamówień i daty, czy wszystko się ze sobą klei. U nas klient w mailach używał swojego numeru zamówienia, a na fakturze był tylko nasz numer. Musiałam dopisać jedno zdanie, że to ta sama dostawa. Niby detal, a bez tego pytali drugi raz.

U mnie pomogły zwykłe nazwy plików z numerem faktury i datą. Mała rzecz, a potem nikt nie pytał, który załącznik jest do czego.

U nas w małej firmie też wszystko było trochę na mailach i potem człowiek się pocił. Najbardziej żałowałam, że od razu nie poprosiłam magazynu klienta o zwykłe potwierdzenie z imieniem osoby odbierającej.

Samej faktury bez kontekstu bym nie wysyłał, bo ona bardziej pokazuje sprzedaż niż odbiór. Krótka chronologia maili może tu zrobić sporą różnicę.