Problemy wierzycieli Staszek_od_faktur 2026-07-22 06:19

Mam faktury i osobną notę obciążeniową. Wysyłaliście to razem?

Mam trochę głupi, papierowy temat, ale wolę zapytać zanim wyślę coś źle. Kontrahent jest w postępowaniu, a u nas zostały po nim trzy zwykłe faktury za dostawy i jeszcze jedna nota obciążeniowa. Faktury są raczej bez dyskusji, są WZ, są maile, wszystko się zgadza. Nota wyszła później, po niedokończonym zamówieniu, i jest oparta o zapis z umowy. No i właśnie przez to mam obawę, że ktoś ją potraktuje inaczej niż faktury. Mam przygotować paczkę dokumentów i u nas każdy mówi trochę co innego. Księgowość wolałaby rozdzielić, handlowiec mówi, że to przecież jedna współpraca i można dać razem. Nie szukam gotowej odpowiedzi prawnej, tylko bardziej tego, jak to u was przeszło w praktyce. Wysyłaliście faktury i taką notę w jednym zestawieniu, czy robiliście z noty osobny załącznik albo osobne pismo?

Dyskusja

13 komentarzy

ElaKsiegowa

Ja bym to wysłała jedną wiadomością, ale w środku nie mieszała dokumentów. U mnie przy takich rzeczach była tabela, a w niej faktury jako faktury, każda osobno, i dopiero niżej nota z własnym numerem. Brzmi drobiazgowo, ale potem nikt nie pytał, czy to jest część którejś faktury. Do noty dawałam samą notę i czasem ten kawałek umowy albo zamówienia, z którego wynikała. Nie opisywałam całej historii, bo im więcej tekstu, tym gorzej się to czyta. Najważniejsze było, żeby suma faktur i kwota z noty nie zlały się w jedną pozycję.

KasiaPapierologia

A co to dokładnie za nota? Bardziej jakiś koszt magazynowania albo transportu, czy kara za nieodebranie części zamówienia? Pytam, bo u nas zwykły dodatkowy koszt przeszedł bez większego szumu, a przy karze od razu zaczęły się pytania, czy dłużnik wcześniej to widział.

Staszek_od_faktur

Odpowiedz do: KasiaPapierologia

To jest koszt po niedokończonym zamówieniu, trochę za trzymanie towaru, trochę za rezygnację z części odbioru. Jest zapis w umowie, więc nie wymyśliliśmy tego z powietrza. Nota poszła do nich mailem jeszcze wcześniej, tylko odpowiedzi konkretnej nie było, handlowiec odpisał coś w stylu, że przekazuje do księgowości. Dlatego właśnie się waham. Faktury są czyste, a nie chcę, żeby przez jedną notę ktoś uznał, że cała paczka jest sporna.

TomekK

U mnie jedna wiadomość była ok, ale pliki osobno. Jak kiedyś wrzuciłem wszystko w jeden PDF, to potem prosili, żebym rozbił dokumenty.

RenataUgoda

To ja bym tym bardziej oddzieliła ją w opisie. Nie mówię, że osobnym światem, ale nie jako kolejna faktura w tabelce. U mnie była podobna historia z kosztem postoju towaru i później pytali tylko o tę pozycję, a faktury poszły normalnie. Dobrze mieć tego maila, że nota była już wysłana. Ja bym dała krótkie zdanie skąd wynika i tyle, bez rozpisywania całej przepychanki z zamówieniem.

IwonaKsiega

Zwróciłabym uwagę na nazwy dokumentów i daty, serio. U nas kłopot zrobił się dopiero wtedy, gdy nota była wpisana w zestawieniu tak samo jak faktury i potem ktoś próbował to porównać z rejestrem sprzedaży. Dla noty dałabym osobny typ dokumentu, własny numer i krótkie powiązanie z umową. Tego maila od handlowca też bym zachowała pod ręką, nawet jeśli nie wysyłasz od razu całej korespondencji.

GrzesiekFaktury

Miałem coś bardzo podobnego przy materiałach budowlanych. Były zwykłe faktury za dostawę i osobna nota za anulowaną część zamówienia. Wysłałem to jedną paczką, bo sprawa była jedna, ale w środku rozdzieliłem wszystko dość wyraźnie. Najpierw faktury, potem nota, potem dwa zdania, że nota nie jest korektą faktury, tylko osobnym dokumentem z umowy. U mnie to pomogło, bo dłużnik później czepiał się noty, ale faktur już nie mieszał do tej dyskusji. Jedynie drugi raz lepiej nazwałbym pliki, bo miałem tam trochę chaosu w nazwach.

Pawel_po_godzinach

Odpowiedz do: GrzesiekFaktury

GrzesiekFaktury, a dawałeś od razu umowę do tej noty? Czy tylko nota i krótkie wyjaśnienie na początku?

GrzesiekFaktury

Odpowiedz do: Pawel_po_godzinach

Dałem fragment umowy, nie całą. Tylko stronę z zapisem o anulowaniu części zamówienia i krótkie wyjaśnienie, że z tego jest nota. Nie dokładałem całej korespondencji, bo zrobiłby się gruby pakiet i bałem się, że nikt tego nie przeczyta. Dopiero później, jak padło pytanie, dosłałem dwa maile z potwierdzeniem. Na start chciałem, żeby było jasne, a nie komplet wszystkiego jak do segregatora.

Basia72

Tylko nie zakładałabym, że sama nota załatwia temat. Jak dłużnik milczał albo coś kręcił, to taka pozycja potrafi potem wrócić. Nie chodzi o to, żeby jej nie dawać, tylko żeby od razu było widać, że faktury są jedną sprawą, a ta nota drugą. U mnie takie rozdzielenie oszczędziło sporo tłumaczenia.

Marek_z_Poznania

My zrobiliśmy bez pełnomocnika najprościej jak się dało. Faktury w tabelce, nota na końcu i jedno zdanie w mailu, skąd ta kwota. Może nie było to eleganckie, ale nikt nie odesłał do poprawki.

Lena_pisma

Ja bym tu dała krótkie pismo przewodnie, ale naprawdę krótkie, nie wypracowanie. W załączeniu faktury za dostawy i osobna nota wynikająca z umowy, mniej więcej tyle. Przy nocie pokazałabym, z czego wzięła się kwota, bo inaczej ktoś może ją potraktować jak luźne żądanie. Fragment umowy albo zamówienia zwykle wystarcza lepiej niż pięć maili z całej historii. Mail, że nota była wcześniej wysłana, też bym miała przygotowany, ale niekoniecznie ładowała od razu, jeśli nikt nie pyta. Najważniejsze, żeby nikt nie musiał zgadywać, czy to korekta, kara, koszt dodatkowy czy jeszcze jedna faktura.

DorotaM

Ja bym wysłała razem, ale nazwała osobno. Prosto: faktury to faktury, nota to nota, i wtedy mniej rzeczy się miesza.