Problemy wierzycieli Staszek_od_faktur 2026-07-23 06:22

Faktura jest na inną spółkę niż zamówienie. Jak to zgłaszaliście?

Mam mały miszmasz z jednym kontrahentem i nie bardzo wiem, jak to potem opisać, żeby nie namieszać jeszcze bardziej. Zamówienie przyszło z maila spółki A, normalnie z ich stopką i adresem, ale faktura jest już wystawiona na spółkę B z tej samej grupy. Towar wyszedł, odbiór jest, tylko na WZ podpisał się ktoś z magazynu i nie ma pełnej nazwy firmy ani pieczątki. W KRZ widzę sprawę tej spółki z faktury, a w mailach cała rozmowa była z ludźmi z tej pierwszej. Nie chcę zgadywać za nikogo, ale jak wyślę samą fakturę, to mam wrażenie, że będzie wyglądała jak dokument bez tła. Mieliście taki przypadek przy powiązanych spółkach? Co dołączaliście i jak to opisaliście, żeby nie wyszło, że to ja źle wskazuję dłużnika?

Dyskusja

15 komentarzy

ElaKsiegowa

A sama faktura jest na jaki NIP? I na zamówieniu masz jakiekolwiek dane tej pierwszej spółki poza stopką maila? Bez tego ciężko porównać, bo czasem WZ robi więcej zamieszania niż faktura.

Staszek_od_faktur

Odpowiedz do: ElaKsiegowa

Faktura jest na NIP spółki B i właśnie ta spółka jest w KRZ. Zamówienie przyszło z maila spółki A, w stopce jest nazwa i adres, ale NIP-u tam nie ma. WZ mam podpisany samym imieniem i nazwiskiem, bez pieczątki, a magazyn jest ten sam, do którego poszła dostawa. Dlatego mam dylemat, czy dawać tylko fakturę, czy od razu opisać całą tę drogę od maila do odbioru.

Radek_od_wnioskow

Odpowiedz do: Staszek_od_faktur

Przy takim układzie ja bym raczej nie chował tej rozbieżności pod dywan. Nie pisałbym też, że na pewno jedna spółka odpowiada za drugą, bo to łatwo brzmi jak własna ocena. U mnie w podobnej sprawie sprawdziło się zwykłe opisanie ścieżki: zamówienie z tego adresu, faktura na ten NIP, odbiór podpisany tak i tak. To nie jest rozstrzyganie za sąd czy nadzorcę, tylko pokazanie, dlaczego w ogóle zgłaszasz tę kwotę. Jak ktoś będzie miał pytanie, to przynajmniej od razu widzi, gdzie jest haczyk. Samej faktury bym nie zostawiał, bo potem mogą poprosić o wyjaśnienie czegoś, co miałeś pod ręką od początku.

GrzesiekFaktury

U mnie szło po NIP-ie z faktury, ale nie dałem samej faktury, bo też by to wyglądało dziwnie. Dorzuciłem zamówienie, WZ i dwa maile, gdzie było widać, kto składał zamówienie. W opisie napisałem po prostu, że dokumenty mają różne oznaczenia spółek, ale dotyczą tej samej dostawy. Nie wchodziłem w to, czy jedna odpowiada za drugą, bo to już za gruby temat jak na moje zgadywanie.

Nowy_w_KRZ

W KRZ masz sprawę tej spółki z faktury czy tej od maili? Pytam, bo przy podobnych nazwach sam kiedyś kliknąłem nie ten wpis.

TomekK

Zobacz jeszcze, czy w treści maila nie ma numeru zamówienia albo dopisku typu płatnik, oddział, grupa. Sama domena bywa myląca, bo ludzie piszą z jednego adresu do kilku spółek. U mnie łącznikiem był właśnie numer zamówienia, który potem wskoczył na fakturę. Jak masz taki sam numer na mailu i fakturze, to robi się dużo czytelniej.

Basia72

Miałam coś podobnego, tylko u mnie to trwało kilka miesięcy i przez to zrobił się jeszcze większy bałagan. Zamówienia przychodziły od tej samej osoby, ale raz w podpisie była jedna spółka, raz druga. Faktury też nie szły zawsze tak samo, bo księgowość po ich stronie chyba sama miała chaos. Na początku chciałam wysłać same faktury, bo kwoty się zgadzały, ale moja księgowa kazała mi dorzucić maile i wydania towaru. W opisie napisałam, że kontakt handlowy był prowadzony przez jedną spółkę, a rozliczenie przez drugą. Bez wielkich słów, bardziej jako przebieg zdarzeń. Potem przy uzupełnieniu pytali tylko o jeden brakujący mail, a nie o całą podstawę długu.

MagdaBezKawy

Odpowiedz do: Basia72

Basia, Ty to robiłaś w jednej sprawie i tylko dopinałaś korespondencję? Czy próbowałaś zgłaszać coś na dwie spółki?

Basia72

Odpowiedz do: MagdaBezKawy

Nie, nie wysyłałam dwóch zgłoszeń w ciemno. Była jedna sprawa tej spółki, na którą finalnie szły faktury, a w opisie dopisałam, że zamówienia i część ustaleń przychodziły od podmiotu z tej samej grupy. Dołączyłam kilka maili z obu nazw i WZ, żeby było widać ciągłość. Potem nikt mnie nie kierował na drugą sprawę, tylko poprosili o jeden brakujący załącznik.

KasiaPapierologia

Ja bym to poukładała po kolei, bo przy takich sprawach kolejność dużo daje. Najpierw zamówienie, potem WZ albo odbiór, potem faktura i ewentualnie maile o płatności. Jak ktoś otwiera komplet i od razu widzi chronologię, to mniej musi się domyślać. Bez tego nawet sensowne dokumenty wyglądają, jakby były zebrane z trzech różnych szuflad.

Marek1978

Też bym uważał z podejściem, że tylko faktura się liczy i koniec. Może w prostym przypadku tak, ale przy dwóch spółkach ktoś może od razu zapytać, skąd wzięło się zamówienie. Opisanie ścieżki dokumentów nie robi z Ciebie prawnika od odpowiedzialności spółek. Po prostu nie udajesz, że maile nie istnieją.

Jarek_z_hali

U mnie najwięcej zamieszania zrobił magazyn, nie sama faktura. Zamawiała jedna spółka, faktura była na drugą, a odbiór podpisał człowiek z hali, którego znaliśmy tylko z dostaw. Dołożyłem WZ, bo bez niego faktura wyglądała jak urwana z kontekstu. W krótkim opisie dopisałem, gdzie poszedł towar i kto go odebrał. Nie rozpisywałem powieści, ale samej faktury też bym w takim układzie nie puszczał.

RenataUgoda

Ja bym to pisała spokojnie, bez oskarżania żadnej ze spółek. Po prostu pokazać, skąd u Ciebie jako wierzyciela wzięła się wątpliwość.

Lena_pisma

U mnie w takich opisach lepiej działa zwykłe rozdzielenie ról niż eleganckie zdania. Kto wysłał zamówienie, na kogo wystawiono fakturę, kto odebrał towar i gdzie pojawia się ta sama kwota. To jest mniej efektowne, ale czytelne. Nie pisałabym gotowego wzoru ani mocnych wniosków, bo wtedy łatwo wejść w ton, jakbyś już sam wszystko rozstrzygnął. Jeśli WZ nie ma pełnej nazwy, też bym to nazwała wprost, że podpis jest bez pieczątki. Takie drobiazgi mniej rażą, kiedy nie wychodzą dopiero przy dopytywaniu.

GrzesiekFaktury

Samej faktury bym nie zostawił. Później ktoś nie połączy maili, WZ i danych płatnika, a Ty będziesz tłumaczył rzecz, którą mogłeś pokazać od razu.