W KRZ mam inny numer sprawy niż w piśmie z sądu. Dopisywaliście wyjaśnienie?

Miałam podobny rozjazd w opisie sprawy i zrobiłam screen z KRZ, tak po prostu dla siebie. W piśmie nie pisałam, który numer jest ważniejszy, tylko podałam oba tak, jak je widziałam.

A co dokładnie Ci się różni? Sama sygnatura, numer z KRZ, wydział, czy jeszcze data pisma? Pytam, bo u nas kiedyś wszyscy mówili „inny numer”, a potem wyszło, że numer był ten sam, tylko opis wydziału inny. Najpierw bym rozdzieliła, co jest identyczne, a co faktycznie się rozjeżdża.

U mnie właśnie końcówka numeru i nazwa wydziału. Początek oznaczenia jest ten sam, data pisma też się zgadza, więc nie wygląda to na zupełnie inne pismo. Boję się tylko, że jak wpiszę jeden numer, to potem będzie wyglądało, jakbym odpowiadał gdzie indziej. Dlatego chodzi mi po głowie jedno krótkie zdanie wyjaśnienia, bez rozpisywania całej historii.

Przy takim układzie uważałbym tylko na słowa. Nie pisałbym, że któryś numer jest błędny, bo tego i tak tu nikt nie oceni. U mnie była podobna rzecz z nazwą wydziału po zmianach w systemie i napisałem neutralnie, że pismo z konkretnego dnia widzę w KRZ przy jednym oznaczeniu, a w treści pisma jest drugie. Bez wskazywania, kto ma rację. Screen widoku sprawy zostawiłem sobie, a nazwę pliku zrobiłem tak, żeby po paru tygodniach wiedzieć, do czego odpowiadałem. Nie miałem potem pytania o numer, ale to tylko mój przypadek. Najważniejsze dla mnie było nie robić z tego długiego wywodu, bo wtedy łatwo samemu sobie dodać zamieszania.

U mnie w małej spółce różniła się końcówka oznaczenia, reszta wyglądała tak samo. W odpowiedzi podałem numer z pisma, a w nawiasie dopisałem, jak ta sama sprawa pokazuje mi się w KRZ. Nie twierdzę, że to najlepszy sposób, ale przynajmniej było wiadomo, skąd wziął się drugi opis. Screen zostawiłem tylko u siebie w folderze.

Pilnuj nazw plików, serio. Raz skróciłem sygnaturę po swojemu i po czasie sam nie wiedziałem, która wersja była do którego pisma.

Ja sobie przy takich rzeczach robię jeden folder na sprawę, a w nim osobno pisma z sądu i screeny z KRZ. W odpowiedzi nie pisałam elaboratu, tylko że odnoszę się do pisma z danej daty. Jeżeli oznaczenia były dwa, to dawałam je w jednym zdaniu, żeby było jasne, skąd co przepisałam. Nuda, wiem, ale po miesiącu człowiek sam sobie dziękuje.

Miałem raz tak, że w KRZ wisiała jeszcze stara nazwa wydziału, a w piśmie była już nowa. Zadzwoniłem do sekretariatu, bo nie chciałem zgadywać, czy to literówka, czy przeniesienie. Usłyszałem tylko, że mam odpowiadać na pismo widoczne w aktach, bez żadnych wielkich wyjaśnień. Zapisałem sobie datę rozmowy, godzinę i mniej więcej z kim rozmawiałem. Bardziej dla siebie, nie jako jakiś dowód. W KRZ nie przepisywałem tej rozmowy. Trzymałem się danych z pisma i tego, co widziałem w systemie. Dzięki temu później wiedziałem, czemu w folderze mam dwa różne opisy tej samej sprawy.

Radek, a tę notatkę z telefonu dawałeś potem gdzieś w KRZ jako załącznik albo dopisek? Czy została tylko u Ciebie?

Nie, nie wrzucałem jej do KRZ. Została u mnie w papierach, razem ze screenem i datą rozmowy. W piśmie dałem tylko krótkie zdanie, że w systemie widzę sprawę pod innym oznaczeniem niż w treści pisma, więc dla jasności podaję oba. Nie chciałem robić z telefonu argumentu, bo to była bardziej moja notatka porządkowa.

Ja screeny z KRZ zostawiałam prawie zawsze, ale nie robiłam z nich automatycznie załącznika do pisma. To było bardziej po to, żebym po czasie pamiętała, dlaczego nazwa pliku u mnie nie jest identyczna jak w piśmie. W samej odpowiedzi pisałam krótko, że chodzi o pismo widoczne w KRZ pod danym oznaczeniem. Jak zaczynałam opisywać jeszcze maila i cały system, robiło się mniej czytelnie.

Ja bym nie dopowiadała, co sąd miał na myśli. Napisałabym po prostu, co widzę w KRZ i co mam w piśmie.

U mnie największy bałagan robiło mieszanie źródeł informacji. Jest numer albo opis w KRZ, jest sygnatura w samym piśmie i jest jeszcze nazwa pliku, którą człowiek sam zapisuje na komputerze. Kiedyś wszystko nazwałam jednym skrótem i później nie wiedziałam, czy patrzę na pismo, powiadomienie czy potwierdzenie. Od tamtej pory w treści pisma piszę zwyczajnie, że odpowiadam na pismo z danej daty. Jeśli oznaczenia są różne, to podaję oba, ale bez tłumaczenia, dlaczego tak jest, bo tego nie wiem. Screeny i maile zostawiam u siebie. Może to brzmi przesadnie, ale przy KRZ naprawdę łatwo po czasie zapomnieć, co się skąd wzięło.

U mnie pomogło zwykłe porównanie widoku sprawy w KRZ, maila z powiadomieniem i samego pisma. Bez tabelki, tylko żeby nie przepisać czegoś z pamięci. Data i rodzaj pisma się zgadzały, a przy oznaczeniu miałem drobną różnicę, więc wpisałem je neutralnie. Najgorsze są właśnie te końcówki, bo jedna litera wygląda potem jak zupełnie inna sprawa.

Tylko bym uważała ze stwierdzeniem, że to na pewno błąd sądu albo KRZ. Bezpieczniej brzmi: widzę dwie wersje oznaczenia, więc podaję obie.

I jeszcze nie mieszałbym sygnatury z technicznym numerem sprawy w KRZ. U mnie to były dwie różne rzeczy i dopiero jak je rozdzieliłem w opisie, przestałem się sam zakręcać.