Restrukturyzacja firm Marek_z_Poznania 2026-07-26 06:17

Księgowa chce osobno koszty sprzed i po otwarciu. Jak to oznaczaliście?

Mam trochę przyziemny problem, ale już widzę, że jak tego teraz nie ustawię, to za miesiąc będę grzebał w papierach po nocach. Po otwarciu postępowania księgowa poprosiła mnie, żebym osobno oznaczał koszty sprzed tej daty i te bieżące, które idą już normalnie na firmę. Chodzi o faktury kosztowe, paliwo do auta firmowego, materiały do zleceń, telefon, jakieś drobne zakupy z hurtowni. Część faktur przyszła z opóźnieniem, bo usługa była jeszcze przed otwarciem, ale dokument dostałem już później. Nie chcę sam robić z siebie księgowego ani źle czegoś nazwać. Jak to u siebie oznaczaliście, żeby księgowa i ewentualnie nadzorca widzieli, o co chodzi, ale bez produkowania trzech tabel do każdej faktury?

Dyskusja

14 komentarzy

TomekK

A księgowa powiedziała Ci, według czego chce ten podział? Bo inaczej wyjdzie po dacie faktury, inaczej po dacie usługi, a jeszcze inaczej po zapłacie.

Marek_z_Poznania

Odpowiedz do: TomekK

No właśnie o to muszę dopytać, bo na razie rzuciła tylko hasło, żebym oddzielał stare od nowych. Najwięcej mam nowych zakupów do bieżących zleceń, ale są też dwie faktury za usługę wykonaną jeszcze przed otwarciem. Mam wrażenie, że nie chodzi jej o oficjalne kwalifikowanie, tylko o to, żebym nie wrzucał wszystkiego do jednego maila z opisem faktura taka i taka.

IwonaKsiega

Odpowiedz do: Marek_z_Poznania

To, co dopisałeś, brzmi bardziej jak porządkowanie dokumentów niż kwalifikowanie kosztów. I ja bym chyba przy tym została. Przy tych dwóch starszych fakturach napisałabym zwyczajnie, że usługa była wykonana przed otwarciem, a dokument przyszedł później. Bez dopisywania sobie, że to na pewno taka czy inna kategoria, bo później ktoś może złapać za słowo. Przy bieżących kosztach wystarczy powtarzalny opis typu zakup do zlecenia z danego miesiąca, jeśli faktycznie tak było. Ważne, żeby księgowa miała ślad, skąd wziął się podział. Nie każdy dokument musi mieć od razu pięć pieczątek i własną historię.

ElaKsiegowa

U mnie w pracy najwięcej zamieszania jest wtedy, gdy ktoś sam zaczyna wymyślać kategorie i potem każda faktura jest opisana trochę innym językiem. Ja bym najpierw ustaliła z księgową dwa, może trzy dopiski, które są dla niej czytelne. Nie wielkie hasła, tylko zwykłe: czego dotyczył zakup i za jaki okres. Przy fakturach spóźnionych albo mieszanych często ważniejszy jest krótki opis sytuacji niż ładna etykieta. Dobrze też trzymać skany w jednym miejscu, bo później szukanie po mailach robi większy bałagan niż same faktury. I serio, nie robiłabym z tego własnej interpretacji prawnej, bo to potem potrafi przeszkadzać.

KasiaPapierologia

Ja miałam zwykłe foldery miesięczne i w nich dwa podfoldery: stare zobowiązania i bieżące koszty. Nazwy plików robiłam po swojemu, ale zawsze w tym samym układzie, czyli data, numer faktury i krótko za co. Jak faktura przyszła po czasie, dopisywałam jedno zdanie w mailu. Księgowa potem sama sobie to układała, ale przynajmniej nie musiała zgadywać, czy to zakup do nowego zlecenia, czy jeszcze ogon sprzed otwarcia.

GrzesiekFaktury

U mnie bardzo pomogło trzymanie tych samych opisów przy fakturze i przy przelewie. Jak faktura miała dopisek materiały do bieżącego zlecenia, to w tytule przelewu też dawałem numer faktury i ten sam skrót. Nie zawsze da się to zrobić idealnie, ale później przy wyciągu bankowym jest mniej zgadywania. Księgowa sama mi mówiła, że woli jeden nudny schemat niż ładne opisy, ale za każdym razem inne.

Basia72

Ja robiłam arkusz, ale naprawdę zwykły, bez żadnej filozofii. Data wpływu faktury, numer, kontrahent skrótem, kwota i jedno pole opis. W opisie miałam na przykład telefon za lipiec albo usługa z czerwca, faktura przyszła w lipcu. Wysyłałam to księgowej raz w tygodniu razem ze skanami. Dla mnie to było mniej roboty niż tłumaczenie każdej faktury od zera w mailu.

MagdaBezKawy

Odpowiedz do: Basia72

Basia72, ten arkusz szedł też do nadzorcy, czy tylko do księgowej? Pytam, bo czasem człowiek zrobi dodatkową tabelę, a potem wszyscy już jej oczekują co tydzień.

Marek_z_Poznania

Odpowiedz do: MagdaBezKawy

No właśnie tego się boję, że zrobię za dużo i potem sam się w to wkopię. Chyba zacznę od prostego opisu dla księgowej, a nadzorcy nie będę wysyłał tabel, jeśli nikt o nie nie poprosi.

Jarek_z_hali

U mnie skończyło się na dopisku ołówkiem na wydruku i segregatorze na bieżące. Mało eleganckie, ale działało, bo zawsze robiła to ta sama osoba.

Ola_na_swoim

Ja po rozmowie z księgową wysłałam jej krótkiego maila z tym, co ustaliłyśmy. Nie jako żadne pismo, tylko dla porządku: od dziś opisuję tak, stare faktury oznaczam tak, przy wątpliwych dopisuję jedno zdanie. U mnie taki mail uratował temat po dwóch miesiącach, bo już nikt nie pamiętał, czemu jedna faktura była w innym folderze. To może być zwykłe potwierdzenie, bez całej otoczki.

Radek_od_wnioskow

Ja bym trzymał gdzieś jeden mały plik z zasadą, którą przyjąłeś. Nie po to, żeby robić regulamin, tylko żeby za trzy miesiące wiedzieć, dlaczego coś trafiło do takiego folderu. U nas wystarczała krótka notatka: faktury za usługi sprzed konkretnej daty opisujemy datą wykonania, a bieżące zakupy nazwą zlecenia albo miesiącem. Potem przy pytaniach łatwiej było odpisać spokojnie, zamiast odtwarzać wszystko z pamięci.

Krzysiek_1984

Ja zacząłem od tabeli i po tygodniu ją skasowałem, bo nikt jej nie czytał. Został opis w nazwie pliku i to akurat wystarczyło.

Pawel_po_godzinach

Najważniejsze, żebyś robił to stale tak samo. U nas nie było idealnego systemu, ale po miesiącu każdy wiedział, gdzie są faktury bieżące, a gdzie te opóźnione ze starego okresu.