Problemy wierzycieli Staszek_od_faktur 2026-07-29 06:20

Protokół odbioru jest po dacie faktury. Dopisywaliście wyjaśnienie?

Mam mały bałagan w papierach i nie wiem, czy przesadzam, czy lepiej to od razu wyjaśnić. Towar poszedł do kontrahenta pod koniec maja. Fakturę wystawiliśmy zaraz po wydaniu z magazynu, ale protokół odbioru wrócił podpisany dopiero kilka dni później. No i na protokole data podpisu jest późniejsza niż data faktury. Kwota się zgadza, firma ta sama, numer zamówienia też jest ten sam co na WZ. Tylko te daty wyglądają średnio, jak ktoś patrzy bez całej historii. Dłużnik jest już w postępowaniu, więc składam zgłoszenie wierzytelności i nie chcę potem dostać pytania, czemu faktura jest sprzed protokołu. Dopisywaliście w takiej sytuacji krótkie wyjaśnienie, że protokół był podpisany później po obiegu dokumentów? Czy dawaliście po prostu fakturę, WZ i protokół bez dodatkowego komentarza?

Dyskusja

14 komentarzy

KasiaPapierologia

Ja bym najpierw oddzieliła jedno od drugiego: kiedy towar faktycznie wyszedł, a kiedy ktoś podpisał papier. U nas podpisany protokół nieraz wracał później, bo dokument krążył po magazynie albo po biurze klienta. Masz na WZ normalną datę wydania? Albo jakiś ślad z transportu, że dostawa była wtedy?

Staszek_od_faktur

Odpowiedz do: KasiaPapierologia

Na WZ jest data wydania z magazynu i ona jest dzień przed fakturą. Protokół podpisał już chyba ich kierownik po przejściu przez biuro, dlatego wskoczyła późniejsza data. Mam też mail od handlowca, że dostawa była odebrana bez uwag. Tylko formalny protokół dosłali po kilku dniach i teraz to wygląda jak rozjazd.

Radek_od_wnioskow

Odpowiedz do: Staszek_od_faktur

To ja bym tego nie rozdmuchiwał. Jedno zdanie, że wydanie wynika z WZ z tej i tej daty, a protokół został podpisany później po obiegu po stronie odbiorcy. I tyle. Ważniejsze, żeby numery faktury, WZ i protokołu łatwo się łączyły, bo wtedy nikt nie musi zgadywać, czy chodzi o tę samą dostawę.

Ela_wierzy

Miałam prawie tak samo i nikt mnie potem o daty nie ciągnął. Dałam fakturę, WZ i protokół, bo wszystkie trzy papiery miały ten sam numer zamówienia.

GrzesiekFaktury

U nas protokoły potrafią wracać po tygodniu, szczególnie jak klient ma kilka magazynów. Raz składałem fakturę z poniedziałku, WZ z piątku, a protokół podpisany dopiero w środę. Nadzorca nie robił z tego tematu, ale miałem krótki mail, że protokół dotyczy tej samej dostawy. Moim zdaniem chodzi o to, żeby te papiery nie wyglądały jak trzy osobne historie.

ElaKsiegowa

Dałabym krótki opis, ale serio krótki. Nie dlatego, że bez niego dokumenty są nieważne, tylko żeby ktoś po drugiej stronie nie musiał sam odtwarzać kolejności ze skanów. Przy takich rzeczach pisałam zwykle, że wydanie było według WZ w danej dacie, a protokół odbioru został podpisany później po obiegu u odbiorcy. Bez paragrafów, bez tłumaczenia całej współpracy i bez robienia z tego osobnego elaboratu. Jeśli masz mail o odbiorze bez uwag, to może być pomocny jako tło. Tylko nie zasypuj ich wszystkim, co masz, bo czasem nadmiar załączników bardziej miesza niż pomaga.

Marek1978

Tylko pilnujcie, żeby nikt w firmie nie wpadł na pomysł poprawiania dat, bo tak będzie ładniej. Widziałem już taki przypadek i potem dopiero był bałagan. Późniejszy podpis da się normalnie wyjaśnić, a kombinowanie z dokumentem wygląda dużo gorzej.

Lena_pisma

Odpowiedz do: Marek1978

Marek ma rację z datami, ale sam dopisek nie musi brzmieć ciężko. Ja bym napisała po ludzku, że dostawa była wykonana wcześniej, a data na protokole wynika z późniejszego podpisu u odbiorcy. Jedno takie zdanie porządkuje sprawę i nie robi z niej dramatu.

Staszek_od_faktur

Odpowiedz do: Lena_pisma

Czyli raczej jedno zdanie przy całym zgłoszeniu albo przy opisie załączników, a nie osobne pismo tylko do protokołu? O to mi właśnie chodziło, żeby nie zrobić z małej rzeczy wielkiego problemu. Chyba opiszę, że WZ pokazuje wydanie, a protokół wrócił podpisany później po obiegu. Bez kombinowania z datami.

TomekK

U mnie raz przeszło bez żadnego dopisku, a innym razem dostałem pytanie o daty, bo ktoś patrzył bardzo literalnie. Od tamtej pory przy takich rozjazdach dodaję jedno zdanie w piśmie przewodnim. Nie opisuję całej historii z klientem. Tylko wskazuję, który dokument pokazuje wydanie, a który późniejszy odbiór formalny.

IwonaKsiega

Ja bym jeszcze sprawdziła nudne rzeczy, bo one często robią problem: nazwa kontrahenta, kwoty, numer zamówienia, numer WZ, numer faktury. Czasem sama data nie przeszkadza, tylko dokumenty są opisane tak, że osoba czytająca nie wie, co z czym połączyć. Jeśli faktura ma jeden numer zamówienia, WZ drugi opis, a protokół tylko nazwę inwestycji, to robi się niepotrzebne zgadywanie. Jak wszystko się spina, późniejszy podpis protokołu jest dużo mniej podejrzany. Mail o odbiorze bez uwag też bym zostawiła, ale raczej jako uzupełnienie, nie zamiast WZ i protokołu. No i nie wrzucałabym całej korespondencji, jeśli jeden mail pokazuje sedno.

Pawel_w_KRZ

W samym opisie załącznika też można to trochę ogarnąć. Dawałem nazwy w stylu faktura plus WZ plus protokół do tej samej dostawy, żeby po otwarciu pliku było jasne, co jest czym.

KasiaPapierologia

Ja bym nie robiła osobnego pisma pod sam protokół. Jak numery się łączą, to jedno zdanie przy załącznikach brzmi normalniej.

Marek1978

I tyle. Zwykłe wyjaśnienie obiegu papierów brzmi wiarygodnie, a poprawianie dat wyglądałoby gorzej niż ten późny podpis.