Nowe faktury płacą normalnie, stare są w układzie. Jak to rozdzielaliście?

A te nowe faktury idą u was na osobnych zamówieniach? Bo u mnie bałagan zaczął się właśnie wtedy, gdy wszystko leciało jednym ciągiem i potem każdy inaczej czytał przelew.

Tak, zamówienia są osobne i faktury też już po otwarciu, więc u nas w papierach to się nie miesza. Problem wyszedł dopiero po ich stronie, bo jedna osoba mówiła, że płacą bieżącą fakturę, a druga potem zaksięgowała to na stare saldo. W tytule przelewu był tylko nasz skrót firmy, bez numeru faktury. Dlatego szukam czegoś prostego, żeby nie robić wojny, ale jednak mieć jasny ślad.

Po tym, co dopisałeś, ja bym szła właśnie w potwierdzenie od ich księgowości, nawet bardzo krótkie. Coś w stylu: przelew z tego dnia dotyczy faktury tej i tej. U mnie taki mail później załatwił dyskusję, bo nikt już nie musiał zgadywać, jak to było umawiane. Sam dobry tytuł przelewu pomaga, ale jak ktoś po drugiej stronie kliknie nie to saldo, to mail jest dużo wygodniejszy.

Ja bym tego nie zostawiała tylko na tytule przelewu, bo później człowiek szuka po omacku. U nas przy takim kliencie stare saldo było w osobnym rozrachunku, a nowe faktury szły już swoim rytmem. Przy każdej płatności prosiliśmy o numer faktury w tytule, bez ogólnego "zapłata" czy "rozliczenie". Jak ktoś dzwonił z ich księgowości i mówił, że puszczają przelew, to po rozmowie wysyłałam krótkiego maila z potwierdzeniem, której faktury ma dotyczyć. Niby drobiazg, ale raz tego nie było i po miesiącu trzy osoby odtwarzały, co kto miał na myśli. Od tamtej pory wolę mieć nawet zwykłe "tak, to za FV 12/06" niż potem tłumaczyć saldo z pamięci.

Mieliśmy coś podobnego z odbiorcą części, tylko u nas tych faktur było kilka w tygodniu. Stare należności były już zgłoszone, a od kolejnego miesiąca dalej szła sprzedaż, bo oni bez tych części nie domykali swoich zleceń. Na nowych fakturach dodawaliśmy w uwagach krótkie zdanie, że to dostawa po otwarciu postępowania. Do tego mail z fakturą miał w temacie numer faktury i dopisek "bieżąca dostawa". Trochę to brzmi jak przesada, ale po ich stronie co chwilę ktoś inny odpisywał z księgowości. Raz przyszedł przelew zbiorczy za trzy faktury i wtedy poprosiliśmy zwyczajnie o rozpisanie kwot mailem. Odpisali po dwóch dniach i temat się uspokoił. Starego salda w tych mailach w ogóle nie poruszaliśmy, żeby nie robić jednego worka.

GrzesiekFaktury, a oni wam odpisywali, że rozumieją ten dopisek jako bieżącą sprzedaż? Pytam, bo u mnie sam opis na fakturze był za mało, kiedy płatność puszczała inna osoba niż ta, z którą były ustalenia. Dopiero odpowiedź z ich księgowości, nawet jednozdaniowa, dawała mi spokój przy późniejszym uzgadnianiu.

Tak, po pierwszym zamieszaniu już braliśmy od nich potwierdzenie. Wcześniej myśleliśmy, że skoro faktura jest nowa, to sprawa jest oczywista, ale życie szybko to sprawdziło. Najczęściej wyglądało to tak, że wysyłaliśmy fakturę, a oni odpisywali, że płatność będzie za ten konkretny numer. Przy przelewie zbiorczym prosiliśmy o rozbicie kwot w mailu i podpinaliśmy to pod faktury. Bez żadnych wielkich pism, zwykła korespondencja wystarczyła.

Ja po jednym takim numerze przeszłam z nimi na przedpłatę za nowe zamówienia. Nie złośliwie, po prostu nie miałam czasu co tydzień rozplątywać, co jest stare, a co świeże.

U mnie raz wystarczył tytuł przelewu "zapłata za faktury" i już był bałagan. Oni mówili, że to poszło na najstarsze, my że na dwie ostatnie dostawy, bo tak było dogadane przez telefon. Od następnego przelewu prosiliśmy o numer faktury i miesiąc dostawy, nawet jeśli płacili kilka rzeczy razem. Niby nic wielkiego, ale przy saldzie od razu było mniej zgadywania.

Ja sobie zrobiłam zwykły arkusz, bo w programie wszystko wyglądało niby poprawnie, a ja i tak gubiłam kontekst. W jednej części miałam stare zgłoszone saldo, w drugiej nowe faktury i wpłaty po otwarciu. Przy każdej wpłacie dopisywałam datę, tytuł przelewu i numer faktury. Proste, ale jak ktoś zadzwonił po miesiącu z pytaniem, to nie musiałam przekopywać pół skrzynki.

U mnie towar nie wychodził bez jasnej przedpłaty za nowe zamówienie. Może twardo, ale po jednym takim bałaganie człowiek już pilnuje każdego przelewu.

Nie zawsze trzeba od razu ucinać normalny termin, zwłaszcza jak klient jest stały i faktycznie płaci bieżące rzeczy. Ale przed kolejną dostawą dobrze mieć jasne potwierdzenie z ich księgowości, bo sama dobra wola potem nie wystarcza.

Najbardziej uważałabym na ustalenia tylko przez telefon. U mnie wszystko było jasne, dopóki sprawę prowadziła jedna pani, a po jej urlopie nikt już nie wiedział, co było dogadane. Teraz po rozmowie wysyłam krótkie podsumowanie i podpinam je pod fakturę. Nie po to, żeby straszyć, tylko żeby za trzy tygodnie nie odtwarzać sprawy od zera.

U mnie przy stałym kliencie zadziałała dopiero konsekwencja po obu stronach. Nowa faktura miała swój numer, przelew zawsze miał ten numer, a przy dwóch fakturach w jednym przelewie dostawaliśmy krótkie rozbicie mailem. Stare saldo zostało osobno w układzie i nie wracało w rozmowach o bieżącej sprzedaży. Bez tego pewnie też byśmy się co chwilę przepychali, bo w księgowości każdy widzi tylko swój kawałek sprawy.