Odbiorca przelał mniejszą zaliczkę niż w planie. Uprzedzaliście nadzorcę?

Ja bym dał znać, ale naprawdę krótko. Miałem coś podobnego przy odbiorcy warzyw, tylko u mnie kwoty były mniejsze. Wysłałem potwierdzenie przelewu i napisałem, że reszta ma być po rozliczeniu partii. Nadzorca nie robił z tego afery, bardziej chyba chodziło mu o to, żeby nie słyszeć o sprawie dopiero po racie.

Marek, a ty pisałeś to jako osobne wyjaśnienie, czy zwykły mail z załącznikami? Pytam, bo u mnie każde dodatkowe pismo potem zaczynało żyć własnym życiem.

Zwykły mail, bez pisma. Dosłownie dwa zdania, że wpływ jest niższy od planu i że odbiorca zapowiedział dopłatę po rozliczeniu.

Najpierw policzyłabym, czy ta rata we wtorek realnie jest zagrożona. Jak zapłacisz całość, tylko zostaniesz z pustką na koncie, to spróbowałabym jeszcze wyciągnąć od odbiorcy choć przybliżony dzień dopłaty. U mnie nadzorca słabo reagował na teksty typu 'może za dwa tygodnie', ale jak miałam mail i datę, to już inaczej. Sam mail bez daty też coś daje, tylko cudów z niego nie będzie.

Masz od nich tylko tego maila, czy podpisywaliście jakiś aneks? I czy oni tam wprost piszą, ile jeszcze dopłacą?

Aneksu nie ma, tylko mail od magazynu, a księgowość jest w kopii. Napisali, że po wstępnym sortowaniu puszczają 11 tys. zł, a reszta będzie po końcowym rozliczeniu dostawy. Brakującej kwoty nie nazwali wprost, ale z umowy i mojego zestawienia wychodzi 7 tys. zł. Terminu też nie podali, jest tylko tekst, że zwykle zamykają takie rzeczy do dwóch tygodni.

To po tej odpowiedzi zrobiłabym to możliwie prosto. Nie opisywałabym całej historii z magazynem, tylko kwota z planu, kwota z przelewu, data raty i dopisek, że odbiorca nie podał jeszcze konkretnej daty dopłaty. Mail i potwierdzenie przelewu jako załączniki. Jak ktoś potem do tego wróci, to od razu zobaczy, gdzie jest różnica, a nie będzie szukał jej w długim opisie.

U mnie było podobnie przy odbiorze warzyw do chłodni. Zaliczka weszła niższa, bo jeszcze czekali na końcowe sortowanie i też gadali, że reszta będzie później. Nie czekałam, bo rata była za kilka dni i nie chciałam potem wyglądać, jakbym coś ukrywała. Wysłałam nadzorcy mail od odbiorcy, potwierdzenie przelewu i krótkie wyjaśnienie, że dopłata ma być po rozliczeniu, ale nie znam dnia. Nikt mi wtedy nie odpisał od razu, więc miałam wrażenie, że może przesadziłam. Dopiero przy kolejnej rozmowie wyszło, że dobrze, bo miał już tę informację u siebie. Dopłata przyszła po dziewięciu dniach i wtedy dosłałam samo potwierdzenie, bez kolejnego tłumaczenia.

Ja raz czekałem, bo byłem pewny, że dopłata zdąży. Nie zdążyła i potem tłumaczenie po terminie było dużo gorsze niż jeden mail wcześniej.

Ja bym tylko nie robił z tego zasady, że zawsze trzeba od razu alarmować. Jeśli rata idzie w całości i ta niższa zaliczka nie wywraca płatności, to czasem lepiej dosłać komplet po końcowym rozliczeniu. Inaczej nadzorca dostaje trzy wiadomości o jednej sprawie i potem sam musi to składać. Ale przy twoim opisie, skoro wtorek jest blisko i robi się ciasno, krótki sygnał brzmi rozsądnie.

Przy takich sezonowych wpływach sama kwota czasem robi większy strach niż trzeba, a czasem odwrotnie, usypia czujność. U mnie w sadzie raz zaliczka wyglądała kiepsko, ale druga część weszła dwa dni przed ratą i temat rozszedł się po kościach. Innym razem odbiorca też mówił, że 'zaraz dopłaci', a pieniądze szły prawie trzy tygodnie. Od tego czasu patrzę głównie na kalendarz: kiedy miało wejść, ile faktycznie weszło, kiedy jest rata i co dokładnie napisał odbiorca. Nadzorca nie musi czytać całej korespondencji z magazynem, ale powinien widzieć, skąd bierze się dziura. U ciebie najbardziej kłuje brak daty dopłaty. Gdyby napisali konkretnie, że przelew pójdzie przed wtorkiem, to pewnie mniej bym ruszał temat.

Ja bym zostawił ślad wcześniej. Nawet jak dopłata przyjdzie za tydzień, to widać, że nie chowasz tematu pod dywan. Tylko bez wielkiego tonu, normalna wiadomość po ludzku.

Ja bym jeszcze pilnował, żeby nie mieszać w tym mailu innych tematów. Potwierdzenie wpływu, mail od odbiorcy i odniesienie do kwoty z planu, tyle. Jak potem przyjdzie dopłata, dosyłasz drugie potwierdzenie i sprawa się spina. Im więcej opowieści dookoła, tym łatwiej zgubić sedno.

Też bym nie robiła elaboratu. Krótka wiadomość z załącznikami brzmi normalniej niż tłumaczenie się na zapas z całego sezonu.

I jeszcze drobiazg od strony porządku: nazwij pliki tak, żeby za miesiąc było wiadomo, co jest czym. Potwierdzenie przelewu, mail od odbiorcy i krótkie zestawienie z datą raty powinny się dać połączyć bez zgadywania. Każdy nadzorca ma trochę inny styl pracy, ale w datach i kwotach lepiej nie zostawiać miejsca na domysły.