Restrukturyzacja firm Staszek_od_faktur 2026-09-01 06:26

Klient potrącił karę z bieżącej faktury. Pokazywaliście notę nadzorcy?

Mam małą firmę usługową i od kilku miesięcy jedziemy w restrukturyzacji. Do tej pory pilnowałem, żeby bieżące faktury schodziły normalnie, bo z tego są raty układowe i wypłaty. Teraz wyskoczyła rzecz, której w ogóle nie miałem w planie. Klient zapłacił za ostatnią fakturę mniej, bo potrącił sobie karę za reklamację. Przysłał notę obciążeniową i krótkiego maila, że według nich część prac była po terminie. Faktura była wpisana w moje przewidywane wpływy w pełnej kwocie, a po tym potrąceniu brakuje trochę ponad cztery tysiące. Rata wypada za kilka dni i nie wiem, czy od razu wysyłać nadzorcy notę z potwierdzeniem przelewu, czy najpierw jeszcze cisnąć temat z klientem i dopiero potem dawać znać. Nie chcę pisać wywodu, czy kara jest słuszna, tylko pokazać, czemu wpływ jest niższy niż zapowiadałem. Jak to u was wyglądało? Dawaliście samą notę, maila od klienta, czy robiliście jakieś krótkie zestawienie?

Dyskusja

15 komentarzy

TomekK

Masz od klienta coś więcej niż samą notę? Bo dla mnie inaczej wygląda sytuacja, gdy jest mail z opisem reklamacji, a inaczej taka sucha nota bez tła. Na twoim miejscu najpierw zebrałbym wszystko, co masz na papierze: fakturę, przelew, notę i korespondencję.

Staszek_od_faktur

Odpowiedz do: TomekK

Mam fakturę, potwierdzenie przelewu i notę na 4260 zł. Do tego jest mail od kierownika po stronie klienta, że ich zdaniem były dwa dni opóźnienia i dlatego naliczyli karę. Ja się z tym średnio zgadzam, ale kasa już przyszła pomniejszona. Najbardziej mnie gryzie to, że w planie wpływ był pełny, a rata jest w przyszłym tygodniu.

ElaKsiegowa

Odpowiedz do: Staszek_od_faktur

Po tym, co dopisałeś, zrobiłabym małe zestawienie, bo z samych załączników czasem trzeba się domyślać, o co chodzi. Wystarczy pokazać wartość faktury, kwotę z noty i to, ile naprawdę weszło na konto. Jeśli nie zgadzacie się z reklamacją, zaznaczyłabym też, że ta potrącona część jest sporna. Bez wielkiego pisma, raczej tabelka albo kilka zdań w mailu. Dobrze, żeby księgowa dostała ten sam opis, bo potem w rozrachunkach robi się bałagan. U nas kiedyś właściciel wysłał tylko potwierdzenie przelewu i po miesiącu nikt już nie pamiętał, skąd dokładnie była różnica.

Marcin_z_Radomia

Przy racie za kilka dni raczej bym nie czekał w ciszy. Wysłałbym krótki sygnał teraz, a papiery dosłał, jak już będziesz miał temat z klientem jaśniej poukładany.

GrzesiekFaktury

Miałem podobnie, tylko u nas klient potrącił za reklamację przy transporcie. Nie pisałem nadzorcy, że karę uznaję albo że jej nie uznaję, bo to była osobna przepychanka z klientem. Poszła faktura, nota od klienta, potwierdzenie przelewu i dwa maile, z których było widać, skąd wzięła się różnica. W treści napisałem normalnie, że wpływ z faktury jest niższy o konkretną kwotę, bo klient zrobił potrącenie. Dopisałem też, że temat jeszcze wyjaśniamy. U mnie nikt nie chciał długiego pisma, bardziej chodziło o to, żeby nie było zdziwienia, czemu na koncie jest mniej.

Ola_na_swoim

U mnie informacja poszła dopiero po zaksięgowaniu przelewu, bo klient najpierw pisał o reklamacji, potem o rabacie, a na końcu dopiero wystawił notę. Nie chciałam co dwa dni wysyłać nowej wersji tej samej sprawy. Jak już było wiadomo, ile faktycznie wpłynęło, zebrałam to w jednym mailu. Tylko ja nie miałam raty tak blisko, więc łatwiej było chwilę poczekać.

Staszek_od_faktur

Odpowiedz do: Ola_na_swoim

Ola, a nie było potem kręcenia nosem, że nadzorca dostał info dopiero po wpływie? U mnie właśnie ta rata za parę dni miesza w głowie.

Ola_na_swoim

Odpowiedz do: Staszek_od_faktur

Nie, u mnie nie było pretensji, ale w mailu od razu podałam datę wpływu i napisałam, że wcześniej kwota nie była pewna. Gdybym miała ratę za parę dni, pewnie dałabym znać wcześniej krótkim mailem, a po przelewie dosłała potwierdzenie. Najbardziej pomogło to, że nie tłumaczyłam całej reklamacji, tylko sam brakujący wpływ. Nadzorca zapytał później tylko, czy spodziewamy się jeszcze dopłaty od klienta.

Jarek_z_hali

Sama nota bywa myląca, bo wygląda, jakby firma po prostu przyjęła obciążenie i tyle. Z maili często widać, że sprawa jeszcze się kręci. Przy reklamacjach po zleceniu trzymam całą korespondencję w jednym folderze, bo po dwóch tygodniach daty zaczynają się mieszać. Nadzorcy pokazałbym komplet, ale bez rozpisywania całej technicznej historii roboty.

MagdaBezKawy

Ja bym tylko uważała z pisaniem wprost, że nie uznajesz kary albo że klient nie ma racji, jeśli ten mail ma być głównie o płynności. Z takiego zdania szybko robi się spór prawny, a chyba nie o to ci teraz chodzi. Możesz pokazać, że wpłynęło mniej, że jest nota i że temat jest w wyjaśnianiu. To nadal mówi nadzorcy, skąd różnica, ale nie miesza dwóch spraw w jednym mailu.

KrzysiekR

Pilnowałbym jeszcze, żeby nie wrzucić do jednego worka zapłaconego i spornego. Miałem kiedyś zamieszanie, bo w opisie poszło, że klient zapłacił częściowo, a potem księgowa traktowała resztę jak zwykłą zaległość. Przy potrąceniu lepiej napisać prosto: przelew jest na tyle, różnica wynika z noty klienta. Jak klient potem coś dopłaci albo cofnie część potrącenia, łatwiej wrócić do tematu.

Marek_z_Poznania

Ja bym puścił krótkiego maila już teraz, nawet bez wszystkich skanów. Przy racie za kilka dni lepiej, żeby nadzorca wcześniej wiedział, skąd może być dziura.

IwonaKsiega

U nas przy takich rzeczach najlepiej sprawdziło się zwykłe, porządne nazwanie załączników. Nie 'skan1' i 'plik2', tylko faktura, nota klienta, potwierdzenie wpływu, korespondencja reklamacyjna. Niby drobiazg, ale jak ktoś wraca do sprawy po miesiącu, to naprawdę robi różnicę. W mailu nie rozpisywałabym całej historii z klientem. Napisałabym, jaki wpływ był planowany, jaki faktycznie przyszedł i z czego wynika różnica. Jeśli sprawa jest sporna, jedno zdanie o wyjaśnianiu z klientem wystarczy. Księgowej wysłałabym to samo, bo inaczej każdy ma potem swoją wersję.

Lena_pisma

Nie robiłabym z tego pisma na dwie strony. Trzy normalne zdania w mailu plus dobrze nazwane załączniki będą czytelniejsze niż opisywanie całej historii z klientem.

DorotaM

U mnie wystarczyły skany i potwierdzenie przelewu, ale całą wymianę maili z klientem zostawiłam w jednym miejscu. Po paru tygodniach temat wrócił i wtedy bardzo się przydało, że nie trzeba było szukać po skrzynce.