Sprawa się zakończyła i zniknęła mi z listy w KRZ. Jak wracaliście do akt?

U mnie po zakończeniu też zniknęła z pierwszej listy, ale sama sprawa nadal była dostępna w innym zakresie. Nie zakładałbym jednak od razu, że u ciebie chodzi o to samo.

Cała sprawa zniknęła z listy czy wchodzisz w nią, tylko nie ma tego postanowienia? Dopytuję, bo miałam kiedyś ten drugi wariant i winny był sam dokument, nie widok spraw. Pamiętasz, czy zauważyłeś brak zaraz po zakończeniu? A może dopiero teraz, gdy księgowa poprosiła o papier? Sprawdziłabym też, czy logujesz się na dokładnie to samo konto. Przy firmie łatwo wejść w inny kontekst i ekran wygląda prawie identycznie. Bez tych dwóch informacji ciężko zgadnąć, czego właściwie szukać.

Nie ma całej pozycji ze sprawą, nie tylko tego jednego pisma. Zauważyłem to dopiero teraz, mniej więcej miesiąc po zakończeniu. Konto mam to samo i loguję się tak jak wcześniej, ale kontekstu firmowego jeszcze nie porównywałem. Potrzebuję postanowienia, które wcześniej normalnie otwierałem z akt.

To już sporo wyjaśnia. Skoro nie ma całej sprawy, problem raczej nie siedzi w tym jednym załączniku. Pełnomocnictwo też bym na razie odłożył, bo wchodzisz na własne konto. Sprawdź jeszcze zakres zakończonych spraw i zapisane filtry, a jak dalej będzie pusto, zanotuj datę i nazwę widoku do zgłoszenia.

A nie było przy okazji informacji o zmianie wydziału albo przekazaniu sprawy? Pytam, bo wtedy podobny brak na liście może znaczyć coś innego niż samo zakończenie.

Ja bym na początek wyczyścił filtry na liście, bo u mnie został ustawiony widok tylko bieżących spraw. Warto też wejść od nowa, a nie ze starej zakładki w przeglądarce. Nazwy pola nie podam, bo u mnie ten ekran już kilka razy wyglądał inaczej. Może to drobiazg, ale pewności nie ma.

Tylko nie wrzucaj całego ekranu, jeśli będziesz chciał pokazać, co zniknęło. Sygnatura, nazwiska i inne dane potrafią zostać na zrzucie w kilku miejscach.

Miałam podobny widok, chociaż u mnie sprawa nie była po prostu zamknięta. Po drodze zmienił się wydział i któregoś dnia stary wpis przestał być tam, gdzie zawsze go otwierałam. Przeklikałam listę kilka razy i już myślałam, że pisma przepadły. Dopiero z późniejszej korespondencji zorientowałam się, że sprawa poszła dalej pod innym widokiem. Część starych pism znalazłam przy nowym wpisie, ale jednego nadal brakowało. Sekretariat powiedział mi, gdzie mam go szukać. Nie załatwiło się to jednym kliknięciem. Jeśli u ciebie niczego nie przenosili, to moja historia może nie pasować.

Czyli u ciebie nie było zwykłego zamknięcia, tylko jeszcze zmiana wydziału? To jednak spora różnica względem sytuacji autora.

Tak, u mnie oprócz zmiany etapu była też zmiana wydziału. Powinnam była napisać to od razu wyraźniej, bo samo zakończenie nie tłumaczyło całej sytuacji. Po przeniesieniu pojawił się inny wpis i dlatego odnalazłam część dokumentów. U autora, jeśli nic nie przenoszono, ten trop może w ogóle nie pasować.

Ja się z tym męczyłem chyba pół dnia. Filtry wyczyściłem, w różne widoki wchodziłem i dalej nic. Zamiast wysyłać jakieś pismo w ciemno, zadzwoniłem do sekretariatu. Przed rozmową spisałem sobie sygnaturę, datę ostatniego dokumentu i konto, z którego wchodziłem. Tych danych oczywiście nigdzie publicznie nie podawałem. U mnie wyszło, że po zakończeniu sprawa była oznaczona inaczej, niż szukałem, i dopiero wtedy wróciłem do starszych akt. Nie mówię, że telefon zawsze pomoże, ale przynajmniej przestałem klikać na ślepo.

Sam brak sprawy na liście jeszcze nie znaczy, że KRZ coś zgubił. Tu równie dobrze może mieszać filtr, kontekst konta albo zmiana po stronie sprawy.

Przed zgłoszeniem zapisałabym sobie, kiedy ostatnio widziałeś sprawę i z jakiego konta wtedy wchodziłeś. Dopisz tylko jasno, czy nie ma całej pozycji, czy kawałka akt. Konkretny opis łatwiej przekazać niż samo „coś zniknęło”. Zrzutu z pełnymi danymi stron bym nie robiła.

Mnie już dwa razy przestraszył kontekst konta, bo ekran wyglądał prawie tak samo. Raz byłem zalogowany jako osoba prywatna, a sprawę wcześniej oglądałem z części firmowej. Po przełączeniu wszystko wróciło, ale to był tylko mój przypadek. Skoro jeszcze tego nie porównywałeś, zerknąłbym przed dalszym szukaniem.

Miałem kiedyś w głowie dokładnie taki komunikat: „usunęli mi akta”, a później wyszło, że patrzyłem w zły zakres. Dlatego tutaj nie obstawiałbym od razu awarii. Przy braku całej sprawy filtr i kontekst konta potrafią dać bardzo podobny efekt. Zmiana wydziału to jeszcze osobna historia. Jeśli po sprawdzeniu tych rzeczy nadal będzie pusto, w zgłoszeniu napisałbym wprost, że nie ma całej pozycji, i od kiedy. To więcej mówi niż samo „brak dokumentów”. Bez odpowiedzi z KRZ albo sądu i tak nie da się pewnie stwierdzić, co się stało.

Jeszcze jedna rzecz: przy zgłoszeniu opisz to, co faktycznie widzisz, czyli brak całej sprawy od konkretnego dnia. Nie przywiązuj się mocno do nazwy przycisku czy widoku, bo u różnych osób ekran może wyglądać inaczej. Warto też napisać, jakie zakresy już sprawdziłeś. To będzie czytelniejsze niż ogólne „nie mam dostępu do akt”.